Бизнес-блог РемОнлайн

Аутсорсинг бухгалтерии: плюсы и минусы

Задали популярные вопросы опытному бухгалтеру

05.02.2021

5 мин

Рита Кириченко

Ведение бухгалтерского учета — это ответственное дело, ведь закон подразумевает штрафные санкции за любые нарушения в документах. Вот почему важно поручить ведение бухучета профессионалам. А о том, нужен ли вам такой в команде или лучше делегировать бухучет сторонним компаниям, мы поговорили с опытным бухгалтером. Делимся ответами в статье.

Еще 20 лет назад штатному ведению бухгалтерии не было альтернативы и ведение бизнеса подразумевало наличие бухгалтера. Но позже альтернатива все-таки появилась: аутсорсинг бухучета.

Аутсорсинг — это делегирование задач подрядчикам, если дословно "использование чужих ресурсов". В данном случае бухгалтерский аутсорсинг означает передачу бухгалтерских функций компании-подрядчику и регулируется договором.

В России такая услуга появилась в начале 2000-х. Сейчас около 30% малых и средних компанией делегируют бухучет фирмам-подрядчикам. Для сравнения: в Америке этот показатель достиг 96%, а в Европе — 82%.

Прежде чем ответить на вопрос: выгоден ли аутсорс бухгалтерии (и для кого), хотим уточнить, что существует несколько видов делегирования бухгалтерии фирме-подрядчику.

Виды бухгалтерского аутсорсинга

Частичный (процессинговый) бухгалтерский аутсорсинг — вид сотрудничества, в котором вы передаете внештатным специалистам отдельные бухгалтерские процессы, такие как расчет зарплаты сотрудникам, например. В этом случае подрядчики будут работать только с теми документами, которые вы для них подготавливаете, без проверки достоверности данных.
Кому подходит: тем, кто хочет освободить своего бухгалтера от части рутины, но не доверяет полное ведение бухгалтерии посторонним

Полный бухгалтерский аутсорсинг — вид сотрудничества, который предполагает передачу внутренней документации на полное бухгалтерское обслуживание сторонней компании. В этом случае подрядчик будет глубже вникать во внутренние бизнес-процессы компании и помогать в решении вопросов с налоговыми органами.
Кому подходит: компаниям без штатной бухгалтерии.

Аутсорсинговое консультирование — нерегулярные консультации в целях проверки/корректировки действий штатных бухгалтеров.
Кому подходит: компаниям, сфера деятельности которых требует специфических знаний (работа на международном рынке, например). Но на самом деле такие консультации будут полезны всем, кто хочет чувствовать себя более защищенно, ведь налоговое законодательство довольно быстро меняется.

Существует мнение, что аутсорсинг бухгалтерии существует из-за нехватки ценных кадров на рынке. Но предприниматели отдают бухгалтерию на аутсорс не потому, что не могут найти специалиста в штат. В большинстве случаев решающими критериями является оптимизация затрат, профессионализм, ответственность, возможность передать бухгалтерские дела сторонней компании и сконцентрировать свои силы на других важных вопросах для бизнеса.

Катерина Чеботар

Главный бухгалтер IT-компании, опыт работы 6 лет

Бухгалтерия на аутсорсинг: плюсы и минусы

Делегирование бухгалтерии сторонним компаниям — ответственный шаг для каждого руководителя бизнеса. И этот выбор имеет как неоспоримые плюсы, так и минусы. Давайте рассмотрим и те, и другие, чтобы он точно был правильным.

Экономия средств

Штатная бухгалтерия подразумевает официальное трудоустройство, а значит зарплаты, налоги, оборудованное рабочее место для каждого специалиста, бухгалтерское ПО и другие затраты, связанные с наймом сотрудников.

Профессиональное ПО

Бухгалтерские компании почти всегда владеют современными бухгалтерскими программами, а следовательно, несут все затраты на ПО самостоятельно.

Высококвалифицированные специалисты

Бухгалтерские компании всегда владеют актуальной информацией о любых изменениях в законодательстве из-за риска потери репутации.

Материальная ответственность.

Если "косячит" фирма-аутсорсер и вы получаете штраф от налоговой, например, то его оплачивает фирма (если договор подразумевает это). Если ошибется штатный бухгалтер, разгребать придется вам.

Беспрерывное обслуживание

Если вы заключаете договор с компанией на определенный срок, она обязуется в течение этого срока бесперебойно выполнять свои функции. Этого штатный бухгалтер обещать не может: болезни, отпуски, внезапное увольнение не предвидишь.

Уменьшение налога НДС,

где услуги подрядчиков рассматриваются, как расходы.

Низкий уровень конфиденциальности

Передача внутренних данных компании иногда сопровождается утечкой информации. Если есть, что скрывать, лучше работать с доверенными лицами:)

Низкая скорость обработки информации,

а значит — реагирования на проблемы. Если бухгалтерская картина компании у штатного специалиста находится всегда перед глазами, то сбор документов и передача их на аутсорс — это время, которое в несколько раз сокращает скорость реагирования на проблемы внештатными бухгалтерами.

Нецелесообразность при наличии большого документооборота.

Проще говоря, если компания у вас крупная, то сферы ответственности разделяются между штатными бухгалтерами. И лучше, если они смогут свободно взаимодействовать и коммуницировать, а это возможно лишь в рамках одной компании.

Четкое соблюдение протокола

Да, это может стать заметным минусом в работе с аутсорсом. Посторонние бухгалтеры не будут вникать в ваши проблемы и стараться найти оптимальные решения для каждого конкретного случая, скорее всего они просто будут обрабатывать документы по протоколу. Об индивидуальном подходе скорее всего придется забыть (или доплачивать).

Если копать глубже, можно обнаружить совсем неочевидные плюсы и минусы работы с бухгалтерскими компаниями на аутсорсе. Например, если вас не устраивает обслуживание, вы спокойно можете разорвать договор и найти другую компанию для сотрудничества. Если не устраивает работа бухгалтера, распрощаться с ним сложнее: нужно найти способ объяснить причины увольнения так, чтоб бухгалтер не обиделся и на прощание не допустил "случайных" ошибок в учете или "случайно" не потерял важные документы. Из неочевидных минусов аутсорса: специалист обслуживает вас "холодным разумом". В то время как штатных бухгалтер, особенно который работает долгие годы в компании, часто заинтересован в прибыльности и ищет способы для оптимизации ее деятельности.

Катерина Чеботар

Главный бухгалтер IT-компании, опыт работы 6 лет

С чего начать перевод бухгалтерии на аутсорсинг?

В начале свой деятельности компании чаще всего передают свой бухгалтерский учет специалисту на аутсорсе. С развитием компании растут и обороты, тогда возникает необходимость в штатном бухгалтере. Но также бывают случаи когда в ходе деятельности руководство недовольно работой бухгалтера или бухгалтеров, ищет способы решить эту проблему и приходит к выводу, что рационально будет передать свой бухгалтерский учет специалисту на аутсорсе.

Катерина Чеботар

Главный бухгалтер IT-компании, опыт работы 6 лет

Если все вышеперечисленные плюсы для вас оказались ценнее минусов, и вы все же решились передать бухучет на аутсорс, делайте это правильно. Вот план, который поможет вам перевести бухгалтерию на аутсорсинг "безболезненно".

Выберите подходящий вид сотрудничества. Определитесь, хотите ли вы передать сторонней компании бухгалтерию полностью, или же делегировать лишь некоторые функции (подготовка налоговой отчетности или расчет зарплат, например)

Выберите подходящую компанию по критериям цены, качества (помогут отзывы) и наличия специалистов, которые знают тонкости вашей сферы деятельности. Если, например, вы работаете с заграничным рынком, то нужен специалист, который будет знать тонкости. Уточните этот вопрос на берегу.

Обсудите с представителем компанией зоны ответственности и план работы (способ передачи первичных документов, сроки обработки информации и другие нюансы).

Продумайте способ передачи дел, согласуйте его с аутсорсинговой компанией и бухгалтером, которые сейчас работает у вас в штате.

Согласуйте с аутсорсинговой компанией порядок исправления ошибок за предыдущие периоды, если такие имеются.

Заключите договор, чтобы регламентировать все договоренности.

Кроме личных предпочтений и общедоступной информации, при выборе способа бухгалтерского учета важно учитывать мнение специалиста. Именно поэтому вопрос об оптимальном ведении бухучета в малом бизнесе мы задали нашему эксперту.

Бухгалтерия для малого бизнеса: аутсорсинг или штатный специалист?

Для бизнеса с малыми оборотами и небольшим количеством сотрудников лучше обратиться за бухгалтерским обслуживанием к специалисту на аутсорсе. В таком случае компания получает высококвалифицированное обслуживание с минимальными материальными потерями. Бухгалтер на аутсорсе получает оплату только за выполненную работу, в то время как бухгалтер в штате требует заработную плату за отработанное время независимо от результата своей работы. При проблемах с контролирующими органами или при проверке бухгалтер на аутсорсе всегда окажет профессиональную помощь. Работа с штатным бухгалтером не так надежна, как может показаться на первый взгляд: из-за отсутствия опыта, чувства своей вины или других причин он может уволиться в любой момент и компании самостоятельно придется разбираться с ошибками в учете.

Катерина Чеботар

Главный бухгалтер IT-компании, опыт работы 6 лет

Надеемся, что после статьи вам стало понятнее, какой вид бухгалтерского учета подойдет именно вашей компании. Для этого мы и нужны. Подписывайтесь на рассылку блога и наш Телеграм-канал, чтобы не пропустить самые полезные и интересные материалы.