Нужна ли онлайн-касса

и как правильно её использовать, чтобы избежать штрафов
25.06.2020
8 мин
Анна Чура
Закон 54-ФЗ вступает в силу поэтапно и по нисходящей. В начале действия закона использование онлайн-касс было обязательным только для розничной торговли. В этом году за отсутствие онлайн-касс штрафуют даже представителей малого и микробизнеса. К 2021 году перейти на онлайн-кассы обязаны будут практически все.

В новой статье предлагаем ознакомиться не только с требованиями закона, тонкостями подключения и использования, но и с неоспоримыми плюсами онлайн-касс.

Закон 54-ФЗ предполагает обязательное использование онлайн-касс для проведения всех наличных и безналичных платежей. С 2019 года под действие закона попадала только розничная торговля, в 2020 же, онлайн-кассы обязаны использовать даже предприниматели на ЕНВД и ПСН.

Отсрочка использования онлайн-касс до 2021 г. действует только для индивидуальных предпринимателей, которые оказывают услуги или выполняют работы самостоятельно (без наемных сотрудников), либо реализуют товары собственного производства. Поэтому если вы не попадете под эту категорию, заморочиться над онлайн-кассой все-таки придется.

Но не думайте, что обязательное внедрение онлайн-касс выгодно только государству. Свои плюсы от этого процесса получит и компания, и даже ее клиенты. С онлайн-кассой вы сможете:
  • Тратить меньше времени на регистрацию контрольно-кассовой техники и отправку отчетов. Век технологий, все-таки. С онлайн-кассой все это можно делать онлайн без необходимости каждый раз посещать налоговую (ниже мы рассказали, как это сделать).

  • Отказаться от бумажных архивов фискальных документов и тысячи других бумажек, которые только занимают место, благодаря автоматической передаче данных.

  • Контролировать торговые операции внутри компании и для перестраховки проверять чеки на сайте налоговой. Вы сможете увеличить контроль и избежать моментов, когда недобросовестные сотрудники не пробивают товары и оставляют себе часть оплат.

  • Проще и дешевле обслуживать кассовую технику. Фискальные накопители, например, можно менять самостоятельно без заключения договора с ЦТО (центров технического обслуживания контрольно-кассовой техники). Это и бюджет сэкономит, и время.

  • Уменьшить периодичность налоговых проверок при условии прозрачного ведения бизнеса. Больше честности — меньше стресса.

  • Работать в условиях честной конкуренции, когда все игроки рынка играют по одним правилам. Если у вас обострено чувство справедливости, то это даже поможет спать спокойнее от мысли, что сервис конкурента работает на тех же условиях.
Онлайн-касса нужна малому бизнесу

Как работает онлайн-касса?

Давайте вместе разберемся, что же такого делает онлайн-касса, чего бы не смогла сделать обычная и как вообще все-это работает. Онлайн-касса:

  • распечатывает чеки и бланки строгой отчетности со всеми нужными реквизитами;

  • отправляет их электронные копии покупателям;

  • передает информацию о продажах оператору фискальных данных (ОФД) в режиме реального времени;

  • печатает QR-коды и ссылки на сайт для проверки чеков;

  • обладает встроенным фискальным накопителем, на котором шифруются данные.

Кроме этого, образец чека онлайн-кассы отличается от стандартного, привычного всем варианта: он обязательно содержит QR-код с информацией о торговой операции. Также в число обязательных элементов чека помимо стандартных даты и времени теперь входят такие элементы: место покупки, вид налогообложения и даже регистрационный номер кассы.

Виды онлайн-касс

Существует много видов онлайн-касс. Для удобства мы разделили их на категории: проще выбирать кассу под нужды компании не из всего ассортимента, а из устройств одного типа:

Фискальные регистраторы. Да-да, фискальный регистратор — это вид онлайн-кассы. Если уж совсем по-простому, это принтер чеков с определенным объемом фискальной памяти, которые управляются внешним кассовым ПО. Они умеют записывать данные о продажах и передавать их оператору фискальных данных, но у них нет своего дисплея и клавиатуры.

Чаще всего фискальные регистраторы используют в составе POS-систем или в связке с ноутбуком, смартфоном, планшетом или ПК. Разные модели могут отличаться скоростью печати, шириной ленты, наличием аккумулятора и отрезчика чеков. Фискальные регистраторы подходят как крупному магазину, так и маленькой мастерской.

Автономные кассы — устройства с кнопками и небольшим экраном. Могут работать от аккумулятора или от сети и не требуют подключения к другим устройствам. Но от конкретной модели будет зависеть время автономной работы, пропускная способность, возможность работать со сканером штрих-кодов и большой товарной номенклатурой, а также аналитика продаж.

Автономные кассы хороши для служб доставки или торговых точек с частыми перебоями электричества.

Моноблоки состоят из большого сенсорного монитора, принтера чеков и кассового ПО. В некоторые модели встроен ридер магнитных карт. С ними удобно добавлять позиции в заказы и продавать товары без штрихкодов.

С моноблоками больше не будет никаких путающихся под столом проводов! А еще можно персонализировать дисплей и настроить кнопки под себя (цвет, количество, значение или размещение). Хорошо подходят для ресторанов, сервисного бизнеса и розничной торговли.

POS-системы обычно состоят из системного блока, монитора для кассира, фискального регистратора, ящика для денег и дисплея покупателя. Умеют печатать и отправлять чеки, работают с помощью кассового ПО и сервера. Последний нужен для удаленного управления, загрузки новой информации и сбора данных.

POS-системы можно часто увидеть в супермаркетах. Они износоустойчивы и рассчитаны на высокую нагрузку (600+ чеков в день). Если у вас супермаркет, лучше берите POS :)

Онлайн-кассы с эквайрингом. Могут быть мобильными или стационарными. Отличаются только тем, что позволяют принимать безналичные расчеты.

Смарт-терминалы. Похожи на гибрид смартфона/планшета и принтера чека. Бывают сенсорными или кнопочными с цветными дисплеями разных размеров. Работают через sim-карту, проводной интернет или Wi-Fi. Набор опций будет зависеть от конкретной модели.

Некоторые смарт-терминалы умеют создавать акции, делать рассылки, вести аналитику и товароучет. Подходят для автосервисов, мастерских, химчисток, ресторанов и других компаний.

Облачные онлайн-кассы – это ПО для удаленного контроля и ведения продаж. Может подключаться к фискальному регистратору или работать виртуально. В последнем случае такая касса принимает электронные платежи по безналу, отправляет данные в ОФД, не печатает бумажные чеки, но отсылает их электронные копии покупателям.

Виртуальные кассы подходят для транспорта (например, такси), ЖКХ, курьеров и интернет-торговли.

Модели онлайн-касс

Ну вот, когда с видами устройств все более-менее понятно, можно перейти к выбору конкретной модели. Собрали для вас несколько самых популярных моделей онлайн-касс, чтобы вам было от чего отталкиваться при выборе своего идеального варианта.

Атол. Один из лидеров рынка по производству кассового оборудования. В линейке можно найти как недорогие фискальные регистраторы, так и автономные модели нового поколения. Подойдет для небольших магазинов, сервисных центров, ателье, химчисток и других компаний, пробивающих около 100 чеков в день.
    Онлайн-касса Атол
    Меркурий. Эти кассы относятся к бюджетному сегменту, но полностью соответствуют нормам законодательства. С ними можно работать как на выезде, так и в стационарной точке. Аккумулятора хватает на 20-30 часов в зависимости от модели.
    Онлайн-касса Меркурий
    Эвотор. Лидер в области смарт-терминалов для среднего и малого бизнеса. Они компактны, просты, мобильны и оснащены ПО для кассовых операций, аналитики и товарного учета. Подойдет для мастерских, интернет-магазинов, автомоек, шиномонтажа и курьерских служб.
    Онлайн-касса Эвотор
    ШТРИХ-М – это фискальные регистраторы, смарт-терминалы и POS-системы на все случаи жизни в довольно приятном ценовом диапазоне.
    онлайн-касса Штрих-М
    Также можно рассматривать решения от Дримкас, МультиСофт, модели от Кассатка или UNIKA. Поближе познакомиться с ними вы сможете непосредственно на сайтах компаний.

    РемОнлайн, кстати, интегрируется с популярными моделями онлайн-касс Атол и ШТРИХ-М. А также скоро появится интеграция с одной из самых популярных облачных касс, Эвотором.

    Какую онлайн-кассу выбрать?

    У каждого бизнеса своя специфика: кому-то подойдет высокопроизводительная POS-система, а кому-то – автономная касса или простенький фискальный регистратор. Чтобы не платить за лишние функции и получить все те, которые вам нужны, при выборе онлайн-кассы обратите внимание на следующие параметры:

    Автономность и мобильность. Вес, размер, возможность и время работы от аккумулятора особенно важны в случае доставки и выездных работ.

    Пропускная способность.
    Если у вас большой поток клиентов, касса должна быстро печатать чеки и сама их отрезать (должна иметь автоотрез). Маленькой мастерской может быть достаточно модели со скоростью печати 45 мм/сек (Элвес-МФ, например), среднему и крупному бизнесу стоит рассматривать более "скоростные" варианты (Эвотор 7.2 – 70 мм/сек, Атол 20Ф – 100 мм/сек и т.д).

    Ширина ленты. Если в вашем ассортименте много длинных названий, ищите кассы с широкой лентой. Так названия будут умещаться в одну строку, что позволит быстрее печатать чеки.

    Подключение к Интернету. Sim-карта, кабель или WI-FI – выбирайте способ, который подходит вам больше всего.

    Загрузка ассортимента. Узнайте, как нужно добавлять товары: вручную, с помощью выгрузки из excel-файла или личного кабинета пользователя. И обязательно обратите внимание на то, сколько позиций вмещает память приглянувшейся модели.

    Способ ввода информации. Кому-то больше нравятся кнопочные кассы, а кому-то – с сенсорным дисплеем. Это вопрос удобства и вкуса.

    Подключение дополнительных устройств. Убедитесь, что онлайн-касса поддерживает все оборудование, которое вам нужно для работы: весы, сканер штрих-кодов, принтер этикеток, экран для покупателя, эквайринговый терминал и другие нужные девайсы.

    Аналитика и интеграция с товароучетным ПО. Некоторые кассы умеют формировать аналитику по выручке, среднему чеку, объему продаж и возвратам (например смарт-терминалы). Также удобно, когда модель допускает установку дополнительных программ и без проблем интегрируется с вашей CRM-системой.
    Можно выбрать кассу со встроенным фискальным накопителем или докупить его отдельно. Стоит учесть, что ФН отличаются сроком действия. Если вы на ЕНВД, патенте, ЕСХН или УСН, то нужен вариант на 36 месяцев. Во всех остальных случаях подойдут накопители на 13-15 месяцев.

    Как зарегистрировать онлайн-кассу?

    При переходе на онлайн-кассу, самое неприятное, обычно, это регистрация. Но мы разложили этот процесс на пункты, чтобы вы не забыли ничего важного и не тратили время впустую. Перед регистрацией онлайн-кассы, лучше сразу сделать два дела:

    1. Оформить электронную подпись. Она понадобится для работы с оператором фискальных данных или для онлайн-регистрации.

    2. Заключить договор с оператором фискальных данных. ОФД – посредник между вами и налоговой. Главное выбрать ОФД из списка, который налоговая одобрила.
    Теперь о самой регистрации онлайн-кассы. Существует два метода: в налоговой или через Интернет.

    Онлайн. На сайте налоговой зарегистрируйтесь в личном кабинете и заполните заявление во вкладке "Зарегистрировать ККТ". Далее получаете номер регистрации, фискализируйте кассу с ним и подключите ее на сайте вашего оператора фискальных данных.

    Офлайн. Отличается только тем, что нужно будет отнести заполненное заявление о регистрации в налоговую. После выдачи регистрационного номера вам надо будет распечатать отчет фискализации онлайн-кассы и снова занести его туда же.

    И на этом, пожалуй, самое неприятное заканчивается. Можно работать спокойно :)

      Применение онлайн-касс

      Когда вы выбрали вид, подходящую модель и зарегистрировали ее, можно приступать к использованию. Вот основной алгоритм применения онлайн-касс:
      1
      Новая контрольно-кассовая техника (ККТ) регистрируется в налоговой службе
      2
      Подключается к интернету через sim-карту, модем, провод или WI-FI
      3
      Кассир открывает смену, печатает отчет и онлайн-касса отправляет его оператору фискальных данных (ОФД)
      4
      Клиенты оплачивают покупки, а онлайн-касса формирует чеки
      5
      Данные о каждой оплате записываются на фискальный накопитель, шифруются и передаются оператору фискальных данных
      6
      ОФД принимает чек и высылает накопителю отчет о его получении. Если оператор по какой-то причине не получил информацию, касса отправляет ее снова
      7
      ОФД обрабатывает данные и передает их в налоговую
      8
      Кассир печатает чек и отправляет его электронную копию покупателю
      9
      В конце дня смена закрывается и онлайн-касса снова создает отчет и высылает его в ОФД
      Как применять онлайн-кассу
      Изображение взято http://54-fz.ru/

      Не забывайте, что онлайн-касса – это не обязательно новый кассовый аппарат. Многие производители позволяют модернизировать модели, которые были выпущены ранее. Главное после доработки их перерегистрировать.

      Штрафы за онлайн-кассы

      Да, вы правильно прочитали: штраф может начисляться не только за ее отсутствие. В 2020 году штрафуют за:

      • отсутствие онлайн-кассы,

      • неправильную регистрацию в инспекции,

      • невыдачу чека при расчете с покупателем,

      • или другое неправильное применение онлайн-касс

      Так что будьте внимательны, чтобы избежать неприятных ситуаций и штрафов. Надеемся, что немного приблизили тему онлайн-касс для тех, кто только собирается начать собственное дело. А для тех, кто плавает в бизнесе, как рыба в воде, раскрыли еще больше тонкостей использования этого устройства.

      Не забудьте подписаться на наш Телеграм-канал. А то вдруг новая статья выйдет, а вы не в курсе.
      Поделиться материалом с друзьями:
      Вам должно понравиться: